Cette liste de mesures a été réalisée par l’Assurance Maladie – Risques professionnels avec les services prévention de ses caisses régionales (Carsat, Cramif, CGSS).

Nous avons ajouté comment votre PMS Medialog vous apporte des solutions à la mise en place et au suivi de ces différentes mesures indispensables à la poursuite ou à la reprise de votre activité en respectant les recommandations des pouvoirs publics en lien avec le Covid-19.

Les mesures organisationnelles et comment Medialog peut vous aider :

Ⓜ️ Privilégier les réservations par téléphone, e-mail et site web.

Connecter votre PMS aux canaux de distributions web par le biais de MedialogOnline.

Ⓜ️ Fixer des heures d’arrivée à respecter afin d’échelonner la présence des clients dans la salle de réception.

Sur chaque fiche de réservations, précisez les heures d’arrivées des clients et retrouvez ces informations sur vos rapports d’arrivées prévues.

Personnalisez votre rapport “Les arrivées prévues” afin de pouvoir accéder et éditer rapidement une liste simple des clients, numéros des chambres, heures d’arrivées que vous pourrez partager avec vos différents services.

Ⓜ️ Expliquer en amont au client que ses demandes et exigences seront traitées dans la limite des contraintes sanitaires et limitées au strict nécessaire.

Grâce à l’Editeur de courriers, paramétrez un modèle et imprimez, exportez en PDF ou envoyez par mail facilement une note explicative à tous vos clients prévus en arrivées.

Ⓜ️ Adapter la banque d’accueil pour permettre plusieurs postes de travail séparés de plus d’1 mètre, et dédier un poste à chaque collaborateur.

Notre module MedAppsTablet Check-In & Check-out permettra à vos équipes de limiter les contacts avec les clients à l’aide de simples tablettes disponibles à la réception (tous types de systèmes : iOS / Androïd). Vos clients pourront directement scanner des qrCode pour remplir leur fiche de check-in, valider leur arrivée, vérifier & valider leur facture au moment du départ directement effectuer le paiement à partir de leur smartphone.

Ⓜ️ Régler l’ensemble des conditions de départ avec les clients par téléphone ou par e-mail : fixer une heure de départ à respecter (échelonner les heures de départ pour limiter le nombre de clients dans la salle de réception).

Medialog Fast check-out simplifie toutes ces opérations, avant son départ, de manière complètement automatique vos clients reçoivent un email leur permettant d’effectuer leur check-out et de régler leur facture directement en ligne. Au sein du PMS, suivez en temps réel l’état de vos Check-Out.

Ⓜ️ Proscrire la signature sur facture ou réservation.

Que cela soit au sein de notre module MedAppsTablet Check-In/Check-Out, Medialog Fast check-out ou encore Medialog Pre Check-In, le client peut signer son check-In ou sa facture en ligne directement à partir de son smartphone.

Ⓜ️ Préparer en amont les documents indispensables, privilégier les règlements sans contact et si possible envoyer les factures par e-mail ou SMS.

Au sein de Medialog tous les documents à transmettre peuvent être dématérialisés et transmis par e-mail, pour de nombreuses opérations, plus besoin de documents, le client les effectue directement sur son smartphone, sa tablette ou son PC.

Envoyer les factures directement par email à partir du PMS ou laissez le client décider de la destination de la facture au sein de Medialog Fast check-out.

Connecté aux principaux acteurs du paiement en ligne, utilisez Medialog Pay-Per-Link pour tous vos prépaiements de réservations et Medialog Fast check-out pour tous les paiements de factures au moment du départ de vos clients.

· Dédier du petit matériel à chaque réceptionniste (bloc, stylos, etc.)

· Privilégier la fonction haut-parleur sur les téléphones ou l’utilisation d’oreillettes.

· Débarrasser toute la zone d’accueil de ce qui n’est pas essentiel.

· Proscrire la mise à disposition des journaux, revues, autres publications en libre-service.

· Mettre à disposition un bac de dépose des clés/cartes et documents.

· Placer devant la banque d’accueil une barrière rigide pour la distanciation, ou un  écran de type plaque en plexiglass.

Sources :

·       https://www.ameli.fr/

·       L’Hôtellerie Restauration – Profession : Restaurant, Hôtel et Café